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Stay connected! Potenzialentfaltung durch optimale Kommunikation in Unternehmen


Schrift auf Bild mit gestikulierender Hand

Informationen auf den Punkt, aktuell und verständlich zu verbreiten, stellt Unternehmen von Zeit zu Zeit vor kleine bis große Herausforderungen. Jeder kennt das mulmige Gefühl nicht alles zu wissen oder bei Informationsrunden den Kontext nicht zu kennen. Und schon sind Missverständnisse vorprogrammiert. Egal ob Informationen das Unternehmen betreffend, oder bei der Kommunikation im Team - kommt diese Situation häufig vor - führt das unweigerlich dazu, dass sich gemeinsame Ziele in Gefahr befinden. Nur wer sich der Auswirkung von Kommunikation bewusst ist und wichtige Punkte in der Umsetzung versteht und beachtet, der kann ein produktives, vertrauensvolles Miteinander schaffen. Denn seien wir mal ehrlich - You wanna know what the deal is!


Wie wirkt Kommunikation in Unternehmen?


Zwischenmenschliche Kommunikation hat immer eine Auswirkung auf die Beziehung zwischen den agierenden Kommunikationspartnern, deren Gefühle und ihre Stimmung. Nach Paul Watzlawick haben die Beziehung und Sympathie zu unseren Gesprächspartnern Einfluss, in welcher Weise und auch in welcher Regelmäßigkeit kommuniziert wird. Das entscheidet wiederum auch darüber, wie Informationen aufgenommen werden. Ist jemand positiv gestimmt, wird auch eine negative Nachricht im Vergleich positiver aufgenommen. Laut Watzlawicks drittem Axiom beinhaltet Kommunikation Ursache und Wirkung gleichermaßen: Auf die stattgefundene Kommunikation folgt eine Reaktion. Diese Reaktion bewirkt erneut eine Reaktion usw.. So setzt sich der Kommunikations-Wirkungs-Kreislauf fort. Auch ob die Gesprächspartner sich auf Augenhöhe befinden, beeinflusst den Ablauf der Kommunikation. Befinden diese sich auf einer Ebene, kann Offenheit und Ehrlichkeit leichter im Austausch gelebt werden. Wichtig ist daher, einen geschützten Raum für Kommunikation zu schaffen und ein Bewusstsein zu schaffen.


Wie und wie regelmäßig sollte Kommunikation stattfinden?


Wie werden Informationen ausgesendet und wie wird erreicht, dass alle an einem Strang ziehen? Im digitalen Zeitalter von Home Office, hybridem Arbeiten und Co. müssen alle Kolleg:innen gleichermaßen am digitalen Arbeitsplatz in eine regelmäßige Informationskultur eingebunden werden. Key Essential ist die Regelmäßigkeit bei Updates und ein zentrales, digitales Informationssystem - beispielsweise ein Intranet - oder digital zugängliche Formate wie Dailies und All Hands-Meetings. Die Frequenz bei der Aktualisierung der Informationswiedergabe sollte in engen Abständen erfolgen, um up-to-date zu bleiben. Fragen wie: "An was arbeitet mein Kollege/meine Kollegin?", oder "Wo kann jemand Hilfe brauchen?" sind beispielhafte Fragen, die für eine positive Arbeitskultur sorgen. Auch Kolleg:innen aus dem Home Office werden somit optimal in Workflows und in das soziale Miteinander eingebunden. Selbst wenn es mal keine wesentlichen Neuigkeiten gibt, sind Updates wichtig. So werden Themen besser "zu Ende gedacht", eben weil sie regelmäßig geprüft werden. Auch der Informationsweg bleibt nachvollziehbar. Und durch einen verbindlichen Sprachkodex wird eine gute Basis in der Informationsstruktur geschaffen.


Wie erreiche ich den Single Point of Truth?


Viele Sender - viele Nachrichten, verschiedene Auffassungen. Macht "das Ding" unkontrolliert die Runde, gibt es schnell eine Multiplikation an Auffassungen, insbesondere bei Unternehmensinformationen. So ist ein einheitliches Kommunikationskonzept das Mittel der Wahl, um festzulegen und zu filtern, welche Informationen von wem wann und wie gesendet werden. Die Informationsweitergabe wird vereinfacht und der Informationsweg bleibt transparent. Falschmeldungen und Interpretationen werden in jedem Fall durch Single Point of Truth stark minimiert und Klarheit forciert.


Timing and priorities matter - Wann gebe ich Unternehmensinformationen an wen aus?


Für eine offene Kommunikationskultur ist es zudem wichtig, dass man bedeutende Unternehmens-Informationen frühzeitig an Mitarbeiter:innen heranträgt und diese, je nach Möglichkeit, rechtzeitig in Entscheidungsprozesse mit einbezieht. Die eigenen Mitarbeiter:innen sowie Stakeholder verkörpern die wichtigsten Botschafter der Unternehmensidentität und sollten somit als erste über wichtige Kursänderungen und Strategiewechsel Bescheid wissen. Auch Geschäftspartner sollten direkt und zeitnah in die Kommunikation eingebunden werden. Es gilt: Timing and priorities matter! Sind alle wichtigen Beteiligten informiert, kann der Zusammenhalt im Unternehmen selbst und die Loyalität gegenüber dem Unternehmen gefördert werden. Funktioniert das Timing in der Informationskette nicht, kann der gegenteilige Effekt bewirkt werden - sogar ganz unabhängig vom tatsächlichen Inhalt.


Die Unternehmensgestaltung interaktiv gestalten - Wie viel Demokratie fördert die Produktivität?


Jede Art von Unternehmensinformation lässt sich demokratisch bestimmen, oder? Diese Frage sei erst einmal offen. Es ist jedoch nicht von der Hand zu weisen, dass die Möglichkeit zum Einbringen von Ideen und die aktive Mitgestaltung zu einem starken Wir-Gefühl und einem positiven Arbeitsklima beitragen. Schon seit einiger Zeit ist die "agile Unternehmensgestaltung" im Trend und wirkt als Effizienzsteigerungsmechanismus. Ist die Entscheidung im Unternehmen getroffen, interne Prozesse interaktiv zu gestalten, müssen Ideen und Visionen ernsthaft aufgenommen und eingebunden werden. Wie oft kommt es jedoch vor, dass Unternehmen mit Mitwirkung werben, dann aber doch vieles unter den Tisch fallen lassen. Um den "Schall und Rauch-Effekt" zu vermeiden, muss die interaktive Unternehmensgestaltung in den regelmäßigen Kommunikationsprozess einfließen. Regelmäßige Rückmeldungen zum Zwischenstand von Ideen sind elementar, um an den vorangetriebenen Themen dranzubleiben. Doch kann Unternehmensgestaltung auch "zu demokratisch" sein? - Ja. Vor allem dann, wenn Arbeitsprozesse zu versteift sind und sich demokratisch unter Mehrheitsentscheid nicht mehr regulieren lassen. Negative Effekte sind Motivationseinbrüche, wenn man von den eigenen Leistungsfeldern zu stark abweicht und nicht zu vergessen: Demokratisch beschlossene, weitreichende Entscheidungen bringen nicht allzu selten eine unzufriedene Opposition mit sich. Hier gilt es, eine Balance für das Maß an Mitgestaltung im Unternehmen zu finden.


Welche Umsetzungsmöglichkeiten gibt es?


Eine zentrale Datenspeicherung wäre in der Umsetzung das Mittel der Wahl, denn durch diese können Informationen aktuell und jederzeit verfügbar für alle bereitgestellt werden. Beispielsweise lässt sich durch die Webanwendung SharePoint von Microsoft die Zusammenarbeit sowie das Verwalten von Projekt- und Aufgabenkoordination gestalten. Wichtig ist auch ein digitaler Wissenstransfer, bei dem mehrere Partizipanten das "lebende" Dokument bearbeiten können. Auch hier bietet SharePoint durch die Ablagemöglichkeit der gängigen Office Formate zahlreiche Möglichkeiten. Auch der Instant-Messaging Dienst Slack, oder auch Teams bieten die Möglichkeit der direkten Kommunikation zwischen mehreren Arbeitsgruppen. Direkt-Nachrichten können ausgetauscht (Chat) werden, oder per Videocall Informationen ausgetauscht werden. Vorteile der Anwendungen sind nicht nur Aktualität von Daten, durch die digitale Speicherung sind alle Teilnehmer:innen direkt arbeitsfähig und in die Projekte aktiv eingebunden - sowohl vor Ort als auch digital aus dem Home Office.



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