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Projektmanagement: 5 Showstopper & Lösungen


Mikrofon und Showlicht auf einer Bühne
@Unsplash

Das Projektmanagement bestimmt zu einem großen Teil den Arbeitsalltag eines Beraters oder einer Beraterin. Projekte sind immer so individuell wie die Menschen, die darin involviert sind. Dennoch zeigen Erfahrungen und Gespräche immer wieder sogenannte "Showstopper" - also Gründe, die Projekte scheitern lassen. Wir haben hier 5 häufige Showstopper zusammengetragen und geben konkrete Ansätze zu Lösungen, die zeigen, wie sie vermeidbar sind.


Ab wann ist man im Projektmanagement gescheitert?

Die Gründe für das Scheitern sind vielfältig. Manchmal gelten Projekte auch nicht offiziell als gescheitert, erfüllen jedoch trotzdem nicht die Erwartungen. Wir haben hier 5 Gründe aufgelistet, die Projekte zum scheitern bringen:


  • Das Projekt erfüllt nicht mehr die Anforderungen und die Erwartungen

  • Die Kosten geraten außer Kontrolle und es gibt keine Aussicht auf einen Return on Investment

  • Unstimmigkeiten werden zum Hindernis

  • Äußere Umstände

  • Rechtliche oder ethische Einschränkungen


Auch wenn es so scheint, als wäre das Vorgehen bei der Gestaltung im Projektmanagement immer recht ähnlich, ist doch jedes Projekt einzigartig. Genauso einzigartig sind auch oft die Gründe, warum sie letztendlich scheitern und die Show torpedieren. Jedoch schärfen gängige Fehlerquellen den Blick auf wesentliche Bestandteile in Projekten - die richtig umgesetzt - einen erfolgreichen Projektabschluss ermöglichen. Also, warum erst scheitern, wenn gewisse Fehler vermeidbar sind?


1. Mangelnde Kommunikation als Showstopper im Projektmanagement

Es mag wenige überraschen: Probleme fangen dann an, wenn Menschen aufhören miteinander zu reden. Das ist im Projekt-Leben nicht weniger risikobehaftet als in einer Ehe. Sich regelmäßig über das Vorgehen auszutauschen sowie proaktiv Informationen, Erwartungen und Wissen an alle Teammitglieder zu weiter zu leiten, bildet den Grundstein für erfolgreiches Projektmanagement. Diesbezüglich einen Mangel aufkommen zu lassen, führt eingespielte Teams ins Straucheln und führt nicht selten zu Frust und enttäuschten Erwartungen.

Lösung: Kommunikationsmanagement sollte von Anfang an fester Bestandteil im Projektmanagement, damit sich kein Showstopper einschleichen kann. Wie kommuniziert man also richtig? Hier bietet sich eine zielgruppengerechte Aufarbeitung der verschiedenen Informationen an. Auch Zeitpunkt, Frequenz, Details und Kanäle mit denen die Teilnehmer:innen erreicht werden sollen, müssen gut durchdacht sein. Heikle Themen werden bestenfalls frühzeitig kommuniziert, um etwaigem Flurfunk vorzubeugen. Geradlinige und klare Aussagen ohne Drumherum entschärfen so manche Kommunikations-Falle. Auch enttäuschte Erwartungen können durch eine transparente Kommunikation vermieden werden. Sowohl den Projekt-Teilnehmerkreis als auch die Häufigkeit der Informationsabgaben gilt es dabei stets in ihrer Sinnhaftigkeit zu hinterfragen.


2. Falsches Timing als Show-Stopper im Projektmanagement

Falsch eingeschätzte Zeitfenster können mitunter verheerende Konsequenzen mit sich bringen - und teuer werden. Sowohl Projektteilnehmer als auch reguläre Mitarbeitende müssen länger arbeiten, wenn ein Projekt nicht punktgenau fertig wird. Das bedeutet dann auch, dass kurzfristig Ressource erhöht werden muss, um dem Engpass entgegenzuwirken. Handlungsoptionen zur Eingrenzung des Engpasses sind durch Zeitmangel zudem eingeschränkt. Die Konsequenz daraus ist, dass auch die Fristen für Projektpartner und Stakeholder verschoben werden müssen - und diese dann im schlimmsten Fall abspringen.

Lösung: An diesem Punkt ist Vorbereitung auf die Realität das A und O. In jedem Projekt gibt es in irgend einer Form unvorhergesehene Ereignisse. Man kommt also nicht drum herum, diese in der Planung mit zu berücksichtigen. Ein gut kalkulierter Puffer bietet im Ernstfall mehrere Möglichkeiten, Verzögerungen auszutarieren. Sollte durch großzügige Planung mal etwas vorzeitig fertig werden, kann das einen willkommenen Nebeneffekt darstellen.


3. Der Blick für das Wesentliche im Projektmanagement fehlt

Oft passiert es, dass Projekte zunächst erfolgreich starten bis zu einem gewissen Punkt, jedoch kurz vor Projektende scheitern - weil das Wesentliche in Details verloren geht. Das soll aber nicht heißen, dass Details unwichtig sind - im Gegenteil. Jedoch ist es für den Projekterfolg maßgeblich erfolgsentscheidend, wenn sowohl Big Picture als auch Details ausgewogen berücksichtigt werden. Schnell kann es bei zu enger Verfolgung von Grundsätzen des Projektmanagements in der Praxis passieren, dass wichtige Details übersehen werden.

Lösung: Die klare Definition von Zielen und eine nachvollziehbare Projektstruktur verschaffen hier Klarheit. Auch das regelmäßige Hinterfragen ob man sich "auf Kurs" befindet, können den Blick erneut für das Wesentliche schärfen. Maßnahmen sollten regelmäßig auf Aktualität und Sinn geprüft werden. Bei diesem Prozess fallen möglicherweise schon viele überflüssige Teilbereiche heraus, weil sie nicht zum Ergebnis beitragen.


4. Unterschätztes Change-Management

Nicht selten treffen Veränderungen die Mitarbeitenden hart. Verunsicherung, Stress und Ängste sind dann die Folge. Ein Veränderungsprozess kann allerdings nur dann gelingen, wenn alle in eine Richtung ziehen - sowohl im Projektteam selbst, als auch bei Mitarbeitenden, die mit den Auswirkungen zurecht kommen müssen. Nicht selten kommt es dann vor, dass Projekte vermeintlich "erfolgreich" abgeschlossen und implementiert werden, der nachhaltige Erfolg durch misslungenes Change-Management allerdings ausbleibt, weil die Veränderung nie wirklich angenommen wurde.

Lösung: Ein sauberes Change-Management sollte ebenfalls fester Bestandteil in Projekten sein - und das von Anfang an. Kommunikation schaffen, Mitarbeitende in Change-Prozesse einbeziehen und überzeugen - all das sind Methoden, die die Akzeptanz fördern können. Umgesetzt werden kann dies beispielsweise durch Methoden wie Coachings, Fortbildungen oder Workshops.


5. Komplizierte Tools und Technologien können zum potenziellen Showstopper mutieren

Unvollkommene Produkte oder Technologien, die den Zweck der Anwendbarkeit verpassen, erfüllen nicht die gewünschten Erwartungen. Sowohl was Projektmanagement-Tools angeht, als auch Tools und Technologien, die innerhalb eines Projektes in Unternehmen implementiert werden. Werden Service - und Produkt- Schablonen verkauft, bleiben individuelle Bedürfnisse auf der Strecke. Dann müssen Mitarbeitende Anwendungen bedienen, die ihren Alltag erschweren und der Workflow ist passé. Wird erst zu spät bemerkt, dass neue Tools und Technologien nicht zu den Anforderungen passen, kann dem nur schwer entgegengewirkt werden. Dann geht ein womöglich teures Projekt noch teurer zu Ende.

Lösung: Hier sollte Schablonen-Denken vermieden werden - nicht jedes Tool passt auf alle Anwendungsbereiche. Erfüllt das Tool oder die Technologie die Anforderungen und wird es den Rahmenbedingungen gerecht? Diese Frage gilt es frühzeitig im Projekt an Prozessteilnehmende zu stellen. Innerhalb des Projektes selbst geben regelmäßige Feedbackschleifen und genügend Zeit für Optimierungsvorschläge immer wieder Aufschluss darüber, ob Theorie und Praxis vereinbar sind. Egal in welchem Projekt-Kontext: Technologien und Tools arbeiten für die Anwender:innen, nicht umgekehrt.


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