Die Art und Weise wie Unternehmen arbeiten und Technologien nutzen hat sich im Laufe der Jahre stark gewandelt. Genau so verändern sich auch die Methoden in der Unternehmensberatung. Heute geht es nicht mehr nur darum, Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen, sondern vielmehr müssen Prozesse effizienter gestaltet werden. Die Fähigkeit sich am Markt, hinsichtlich Technologien und Prozess-Strukturen aktiv zu platzieren, ist heutzutage zukunftsbestimmend für Unternehmen. Sowohl unstrukturiertes Wachstum, technische Herausforderungen als auch rechtliche Regularien bringen Unternehmen dazu, Prozesse zu überdenken.
Mit steigenden Anforderungen an Geschäftsprozesse hat sich auch die Aufgabe der Prozessberatung weiterentwickelt. Die Methoden sind vielfältiger geworden und oft werden Datenstrukturierung, Automatisierung, BI oder Digitalisierung in einem Atemzug mit der Optimierung von Prozessen genannt. Fakt ist, automatisierte Tools erleichtern die Prozessberatung heute schon an vielen Punkten enorm. Durch die Analyse komplexer Zusammenhänge und die Verarbeitung von großen Datenmengen sind Automatisierungs-Tools dem menschlichen Gehirn überlegen, aber sind sie auch besser? Wir klären den Begriff der Prozessberatung allgemein, geben Aufschluss über die Bestandteile und stellen beide Methoden gegenüber. Was bedeutet innovative Prozessberatung?
Was bedeutet innovative Prozessberatung und welches Ziel wird dabei verfolgt?
Mit einer Prozessberatung ist die Beratung von Unternehmen oder Einzelpersonen gemeint. Gemeinsam wird durch die Optimierung geschäftlicher Prozesse das Kern-Ziel der Effektivitätssteigerung verfolgt. Ein Teil der Prozessberatung beinhaltet den Change-Faktor - dieser unterstützt die Prozessbeteiligten darin, die Transformation anzunehmen und mit Leben zu füllen.
Wie sieht das Vorgehen einer Prozessberatung allgemein aus?
Im ersten Schritt wird gemeinsam mit der Entscheidungsebene und den Prozessteilnehmenden der Ist-Zustand analysiert und im Ablauf Schwachstellen sowie Verbesserungspotenziale identifiziert.
Erste Optimierungsmöglichkeiten sowie Lösungsszenarien werden in Zusammenarbeit mit dem beratenen Unternehmen entwickelt, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Nun folgt die Implementierung der Verbesserungsmaßnahmen und der Roll-Out neuer Prozesse und Tools. Diese werden kontinuierlich im Prozessablauf überwacht und angepasst. Feedbackschleifen mit en Prozessbeteiligten spielen hierbei eine sehr wichtige Rolle.
Um sicherzustellen, dass jeder Prozessteilnehmende in der Lage ist, die neuen Prozesse zu verstehen und umzusetzen, wird schon während der Umsetzung auf Trainings und Coaching gesetzt. So kann der Prozessablauf bedarfsgerecht modelliert und angepasst werden.
Welche Vorteile bietet die manuelle Prozessberatung?
Im Kern der manuellen Prozessberatung steht der menschliche Faktor. Zwischenmenschliche Beziehungen auf Augenhöhe bieten die beste Grundlage, um Bedürfnissen empathisch zu begegnen. Die manuelle Prozessberatung bietet außerdem individuelle Lösungsansätze für spezifische Probleme oder eine konkrete Herausforderung. Auf einzigartige sowie komplexe Prozesse kann individuell und flexibel eingegangen werden. Auf ihren Erfahrungsschatz blickend können Prozessberater: innen maßgeschneiderte Lösungen entwickeln.
Welche Beratungsform ist kostenintensiver?
Hier gibt es keine genaue Antwort, denn hier kommt es auf den Faktor der Effektivitätssteigerung und den Return on Investment bei beiden Methoden an. Grundsätzlich kann gesagt werden, dass manuelle Prozessberatung in der Durchführung oft teurer ist als die automatisierte, wobei Anschaffung, Einrichtung und Schulung automatisierter Software und Tools nicht zu unterschätzen sind.
Nicht entweder oder! Beides!
Mit der Auswertung automatisierter Tools können Ergebnisse in Verbindung mit Erfahrungswerten genutzt werden, um ganzheitlicher auf komplexe Zusammenhänge zu blicken. Handlungsempfehlungen können so umfassender ausgesprochen werden. Es besteht zudem die Möglichkeit automatisierte und manuelle Prozessberatung in einem iterativen Prozess zu kombinieren. Der Berater/die Beraterin kann zunächst eine manuelle Analyse durchführen und schließlich automatisierte Tools einsetzen, um auf Grundlage der manuellen Analyse weitere Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Auch die Qualitätssicherung kann durch die Ergebnisse automatisierter Tools sichergestellt werden. In der manuellen Prozessberatung ist die Kontextualisierung von besonderen Begebenheiten eines Unternehmens viel besser verständlich als in einer automatisierten Umgebung. Interpretationen sind angepasst an spezifische Bedürfnisse der Beteiligten und Empfehlungen können so individueller ausgesprochen werden.
Ist der menschliche Faktor einer innovativen Prozessberatung durch Maschinen ersetzbar?
Nein! Unsere Erfahrung zeigt eindeutig, dass menschliche Interaktion in der Prozessberatung unabdingbar ist. Diese kann in vollautomatisierten Optimierungsprozessen nicht stattfinden. Bedarfe müssen nicht nur erkannt, sondern auch verstanden werden. Auch spezifische Fachkenntnisse können nicht von automatisierten Prozessberatungssystemen abgedeckt werden. Und nicht zuletzt sind wir davon überzeugt, dass die manuelle Prozessberatung die einzige Möglichkeit ist, Change-Management adäquat und erfolgreich umzusetzen. Nur durch eine empathische Beratung von Mensch zu Mensch kann Prozessberatung, sowohl mithilfe automatisierter Tools als auch manuell, ihr volles Potenzial entfalten und nachhaltig erfolgreich sein.
Wie treffen Unternehmen die richtige Entscheidung hinsichtlich einer Prozessberatung?
Hier gibt es keine klare Antwort, sondern nur Empfehlungen und Tendenzen. Denn letztendlich sind Prozessberatungen so individuell zu gestalten, wie die Unternehmen, die sie beauftragen. Einige Unternehmen bevorzugen ausschließlich Skalierbarkeit und automatisierte Lösungsfindung, während andere Unternehmen von menschlicher Interaktion und Erfahrungswerten überzeugt sind. Auch die Art der Prozesse, die verbessert werden sollen, ist hier maßgeblich entscheidend. Unsere Erfahrung zeigt, dass Individualität und Menschlichkeit in der Prozessberatung immer einen immensen Vorteil darstellt. Denn die Anforderungen von Unternehmen an ihre Geschäftsprozesse werden immer komplexer und schnelllebiger. Vorgefertigte und schablonierte Herangehensweisen in der Prozessberatung können diesen Anforderungen oft nicht mehr gerecht werden. Je komplexer die Unternehmensstruktur, desto komplexeren Aufgaben sehen sich Unternehmensberatungen gestellt. Eine gute Balance aus automatisierten Tools und menschlichen Interaktionen ist in der heutigen Zeit gefragter denn je - da Agilität und ganzheitliche Beratung im Vordergrund stehen muss. Die Offenheit für Innovationen, sowie das Vertrauen in die positive Wirkung menschlicher Interaktion bilden unserer Meinung nach das beste Fundament für eine erfolgreiche Prozessberatung.